Fotokopi kiralama mı, satın alma mı?

Fotokopi makinesi alırken ilk bakılan rakam genellikle cihazın satış fiyatıdır. Oysa kararın gerçek maliyeti; toner, bakım, yedek parça ve servis giderleriyle birlikte ortaya çıkar. Bu rehberde kiralama ile satın almayı aynı tabloda karşılaştırıyoruz.

İstanbul’da faaliyet gösteren bir hukuk bürosu, klinik veya muhasebe ofisi düşünün. Aylık baskı adedi 2.000 sayfa, renkli çıktı oranı düşük ve cihazın üç yıl kullanılması bekleniyor. Bu senaryoda yalnızca cihaz fiyatına bakmak, toplam maliyeti kaçırmaya yol açar.

Önce toplam sahiplik maliyetini hesaplayın

Toplam sahiplik maliyeti, cihazın kullanım ömrü boyunca ortaya çıkan tüm giderlerin toplamıdır. Satın alma kararında şu kalemleri yan yana koymak gerekir:

• Cihazın satın alma bedeli veya aylık kiralama bedeli
• Toner ve kartuş giderleri
• Drum, fuser ve transfer ünitesi gibi aşınan parçalar
• Periyodik bakım ve arıza onarım işçiliği
• Kurulum, ağ bağlantısı ve kullanıcı eğitimi
• Beklenmeyen arızalarda iş durmasının maliyeti

Üç yıllık bir karşılaştırma yapmadan “kiralama pahalı” veya “satın alma daha avantajlı” demek sağlıklı değildir. Cihaz fiyatı düşük görünse bile yüksek toner tüketimi ve sık servis ihtiyacı toplam maliyeti yukarı çekebilir.

Kiralama hangi durumlarda daha mantıklı?

Kiralama, özellikle baskı hacmi öngörülebilir işletmelerde aylık bütçeyi sabitler. Cihaz, toner ve servis tek sözleşmede toplandığı için beklenmeyen gider kalemi azalır.

• Aylık baskı adedi düzenli ve tahmin edilebilir.
• İşletme sermayesini cihaza bağlamak istemiyorsunuz.
• Teknik servis ve toner takibiyle uğraşmak istemiyorsunuz.
• Cihazın üç yılda bir yenilenmesi sizin için avantaj.
• Renkli veya A3 baskı ihtiyacı dönemsel olarak değişiyor.

Kiralama modelinde sözleşme kapsamı belirleyicidir. Aylık baskı adedi, renkli sayfa bedeli, toner dahil mi, servis yanıt süresi nedir gibi maddeler net değilse aylık bedel tek başına anlam taşımaz.

Satın alma hangi durumlarda daha mantıklı?

Cihazı uzun süre kullanacaksanız, baskı hacminiz düşükse veya cihaz üzerinde tam kontrol istiyorsanız satın alma öne çıkabilir.

• Cihazı beş yıl veya daha uzun süre kullanmayı planlıyorsunuz.
• Aylık baskı hacminiz düşük ve düzensiz.
• Toner ve bakım süreçlerini kendi ekibiniz yönetebiliyor.
• Özel bir model veya konfigürasyon gerekiyor.
• Satın alma bütçesi hazır; aylık ödeme istemiyorsunuz.

Satın almada garanti süresi, yetkili servis kapsamı ve yedek parça erişimi mutlaka kontrol edilmelidir. Cihazın ilk yatırım bedeli kadar, sonraki üç yılda ne kadar toner ve servis harcayacağınız da önemlidir.

Beş soruda hangi model size uygun?

1. Aylık ortalama kaç sayfa basıyorsunuz? 500 sayfanın altındaysa düşük kapasiteli cihaz yeterli olabilir.
2. Renkli baskı oranınız nedir? Renkli çıktı yüksekse toner maliyeti belirgin şekilde artar.
3. A3 kullanıyor musunuz? A3 ihtiyacı cihaz sınıfını ve fiyatı değiştirir.
4. Kaç kullanıcı aynı cihazı kullanacak? Kullanıcı sayısı ağ ve kapasite ihtiyacını belirler.
5. Arıza durumunda işiniz ne kadar durur? Kritik süreçlerde yedek cihaz veya hızlı servis önemlidir.

Sözleşmede hangi kalemlere bakmalısınız?

Kiralama teklifini değerlendirirken aylık bedelin yanında şu başlıkları isteyin: aylık baskı adedi, sayfa başı renkli/siyah-beyaz bedel, toner kapsamı, servis yanıt süresi, yedek cihaz koşulu, sözleşme süresi ve erken fesih koşulları. Bu kalemler yazılı değilse ileride maliyet sürprizi çıkabilir.

Daha ayrıntılı kontrol listesi için fotokopi kiralama sözleşmesi rehberimize göz atabilirsiniz.

İstanbul’da süreç nasıl ilerliyor?

Önce mevcut cihaz parkı ve aylık baskı verileri alınır. Ardından ihtiyaca uygun cihaz ve kapsam belirlenir, yazılı teklif hazırlanır. Kurulum ve devreye alma sonrası toner, bakım ve servis süreçleri tek iletişim noktasından yürütülür.

İstanbul içinde Şişli merkezli ekibimiz keşif, kurulum ve yerinde servis planlaması yapıyor. Türkiye genelindeki işletmeler için tedarik ve destek süreçleri ayrıca değerlendiriliyor.

Karar verirken tek bir yılın değil, cihazın kullanım ömrünün tamamının maliyetine bakın. Aylık 2.000 sayfa baskı yapan bir işletmede toner ve servis giderleri, cihaz bedelinin yanında ciddi bir kalem oluşturabilir. Kiralama teklifini satın alma alternatifiyle karşılaştırırken aynı süre, aynı baskı adedi ve aynı hizmet kapsamını kullanmak sağlıklı sonuç verir.

Sık sorulan sorular